🎯 Rôle des catégories budgétaires
Les catégories budgétaires sont la base de la structuration financière dans Breakly. Elles servent à classer toutes vos lignes budgétaires (dépenses et recettes) selon leur nature comptable ou analytique.
👉 Chaque ligne budgétaire créée dans un budget de projet ou un budget de frais généraux doit obligatoirement être associée à une catégorie.
Il est également possible de créer de façon "expresse" des catégories lors de la création d'une ligne budgétaire dans un budget.
📍 Où les trouver
Le menu Paramètres > Catégories budgétaires centralise l'ensemble des catégories disponibles dans votre compte Breakly.
Vous y retrouvez :
les catégories par défaut proposées par Breakly (environ une centaine),
vos catégories personnalisées,
les paramètres de catégories par défaut appliquées aux éléments répétitifs.
Ces catégories sont organisées par type (Charges ou Produits) et par groupe pour faciliter la lecture.
➕ Créer une catégorie personnalisée
Pour ajouter une nouvelle catégorie :
Cliquez sur Créer une catégorie personnalisée.
Complétez le formulaire :
Type : Charge ou Produit
Groupe : sélectionnez le groupe auquel la catégorie appartient (elle sera plus simple à repérer lors de la sélection dans un budget)
Nom de la catégorie : choisissez un intitulé clair et explicite (ex. "Location de matériel", "Billetterie VIP", "Sponsoring")
Taux de TVA par défaut : renseignez le taux applicable le plus fréquent (modifiable ligne par ligne dans les budgets)
Code comptable (optionnel) : utile pour les exports ou la liaison avec votre plan comptable
Code analytique (optionnel) : pour les structures travaillant avec une logique d'analyse plus fine
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création.
🏷️ Catégories budgétaires par défaut
Certains éléments répétitifs de Breakly — commissions, répartition de résultat, personnel, etc. — peuvent être configurés avec une catégorie budgétaire par défaut.
Principes de fonctionnement
Chaque élément répétitif qui possède une catégorie par défaut :
l'applique automatiquement lors de sa création,
vous évite de la resaisir manuellement à chaque utilisation,
peut bien sûr être modifiée individuellement si nécessaire.
Éléments concernés :
Personnel
Commissions (catering, assurances privées, co-réalisation, co-production)
Charges et recettes liées à la répartition de résultat
Important : Seules les lignes budgétaires classiques restent vierges de catégorie par défaut — elles doivent être renseignées manuellement.
Règles importantes
Une catégorie budgétaire par défaut ne peut jamais être vide — elle doit obligatoirement être définie.
Vous ne pouvez pas supprimer une catégorie qui est utilisée comme catégorie par défaut — vous devez d'abord la délier en la remplaçant par une autre.
Configurer les catégories par défaut
Dans le menu Paramètres > Catégories budgétaires, accédez à la section Catégories budgétaires par défaut.
Vous pouvez alors :
définir une catégorie par défaut pour chaque élément répétitif (Recettes, Charges, Personnel, etc.),
modifier ces catégories à tout moment — la modification s'appliquera aux futurs éléments créés,
les anciens éléments conservent leur catégorie antérieure, sauf si vous les modifiez.
🗂️ Archiver une catégorie
Au fil du temps, certaines catégories peuvent devenir obsolètes ou ne plus correspondre à votre organisation.
Vous pouvez archiver une catégorie pour :
maintenir votre hiérarchie propre et claire,
éviter la surcharge visuelle lors de la création de lignes,
continuer à analyser les données historiques sans la proposer pour les nouvelles créations.
Comportement lors de l'archivage
Les catégories archivées restent liées aux lignes et éléments qui les utilisent,
elles ne s'affichent plus dans les listes de sélection lors de la création de nouvelles lignes,
vous pouvez les réactiver à tout moment si nécessaire,
l'archivage permet simplement du tri, sans supprimer les données historiques.
🧭 Bonnes pratiques
Créez uniquement les catégories réellement utiles à votre structure pour éviter la surcharge.
Utilisez des noms simples et homogènes pour garantir la cohérence dans les budgets.
Archivez les catégories obsolètes plutôt que de les supprimer pour conserver l'historique.
Les codes comptables et analytiques sont optionnels mais fortement recommandés si vous prévoyez des exports comptables automatisés.
Configurez vos catégories par défaut au démarrage pour gagner du temps à la saisie.
🎯 À retenir
Les catégories budgétaires structurent l'ensemble de vos budgets et éléments répétitifs.
Breakly propose un référentiel complet par défaut, modifiable et extensible.
Vous pouvez créer vos propres catégories en définissant leur type, groupe, TVA, et codes optionnels.
Les catégories par défaut s'appliquent automatiquement aux éléments répétitifs, évitant la ressaisie manuelle.
Une catégorie par défaut ne peut jamais être vide et ne peut pas être supprimée tant qu'elle est utilisée.
Vous pouvez archiver les catégories obsolètes pour maintenir une hiérarchie claire sans perdre les données.
Chaque ligne budgétaire s'appuie sur ces catégories pour assurer la cohérence et la fiabilité de vos données.