🧭 Un axe d'analyse que vous définissez vous-même
Breakly organise vos données selon une structure fixe : un projet contient des budgets, un budget contient des lignes, chaque ligne appartient à une catégorie budgétaire.
Cette organisation répond parfaitement à la question « combien ce projet a-t-il coûté ». Elle ne permet pas de répondre aux questions qui traversent cette structure.
Les tags viennent combler ce manque. Un tag est une étiquette libre, que vous créez et que vous posez sur les éléments de votre choix. Chaque structure construit ainsi ses propres axes d'analyse, sans attendre qu'ils existent dans l'outil.
🏷 Ce qu'est un tag
Un tag porte un nom et une couleur.
Il vit dans une bibliothèque commune à votre structure : un tag créé par un membre de l'équipe est immédiatement disponible pour les autres.
Deux tags ne peuvent pas porter le même nom, afin de rester distinguables. Deux tags peuvent en revanche partager la même couleur.
Un élément peut porter autant de tags que nécessaire, et un tag peut être posé sur autant d'éléments que nécessaire.
📌 Sur quoi peut-on poser un tag
Différents types d'éléments sont taggables :
les projets,
les budgets,
les lignes budgétaires,
les engagements,
les factures,
les paies,
les transactions bancaires.
Vous n'êtes donc pas limité à un seul niveau d'analyse : vous pouvez tagger un projet entier lorsqu'il relève intégralement d'un axe, ou descendre à la ligne budgétaire lorsque seule une partie est concernée.
🔁 Un tag descend sur les éléments rattachés
Lorsqu'une subvention couvre l'intégralité d'un projet, il serait absurde de devoir tagger ensuite chacune de ses lignes et de ses factures une par une.
C'est pourquoi un tag posé sur un élément est hérité par tous ses sous-éléments. Un tag posé sur un projet se retrouve donc sur ses budgets, sur leurs lignes budgétaires, et sur les engagements, factures, paies et transactions qui en dépendent.
Ces tags hérités apparaissent partout où les tags sont affichés, avec une mention indiquant leur origine. Ils ne peuvent pas être retirés depuis l'élément qui en hérite : pour les retirer, il faut retirer le tag de son point d'origine.
L'héritage ne remonte jamais : un tag posé sur une ligne budgétaire ne se propage pas vers son budget ni vers son projet.
🔍 Ce que les tags vous permettent de faire
Une fois vos éléments taggés, vous pouvez :
filtrer vos budgets, vos engagements, vos factures, vos paies et vos transactions par tag,
consulter tous les éléments liés à un tag depuis une seule page, avec leurs montants,
exporter un ou plusieurs tags dans un fichier Excel structuré, avec une synthèse des montants et le détail par type d'élément.
C'est l'export qui donne toute sa valeur au module : il produit en quelques secondes un document que l'on constituait jusque-là à la main dans un tableur.
🧩 Tags, catégories budgétaires, projets : quelle différence ?
Les tags ne remplacent aucune notion existante, ils s'y ajoutent.
Une catégorie budgétaire classe une dépense selon sa nature comptable. Elle est structurante et alimente vos rapports financiers.
Un projet ou un budget délimite un périmètre d'activité. Il porte un résultat, des dates, des parties prenantes.
Un tag est un axe transverse, libre et propre à votre structure. Il ne modifie aucun calcul et n'entre dans aucun rapport financier. Il sert exclusivement à regrouper et à retrouver des éléments selon une logique qui vous appartient.
Cette distinction est importante : si vous vous apprêtez à créer un tag qui reproduit une catégorie budgétaire ou un type de projet existant, l'information est probablement déjà disponible ailleurs dans Breakly.
⚙️ Un module optionnel
Les tags sont un module complémentaire, à activer depuis vos paramètres.
Tant qu'il est désactivé, aucun champ, filtre ou colonne lié aux tags n'apparaît dans votre interface. Les structures qui n'en ont pas l'usage conservent ainsi une interface allégée.
🎯 À retenir
Les tags vous permettent de créer vos propres axes d'analyse, au-delà de la structure projet, budget et catégorie budgétaire.
Ils permettent de :
regrouper des éléments éparpillés dans plusieurs projets et budgets,
suivre un axe qui n'existe nulle part ailleurs dans l'outil,
comparer un même axe sur plusieurs projets ou plusieurs exercices,
filtrer vos listes selon cet axe,
produire un export analytique complet en quelques clics.
C'est l'outil à privilégier dès qu'une question financière ne trouve pas sa réponse dans le découpage habituel de vos projets.