🧭 Du prévisionnel à la pré-comptabilité
Breakly vous permet de passer du prévisionnel à la pré-comptabilité de façon structurée, en cinq étapes :
Construire le prévisionnel dans vos projets et vos budgets ;
Rapprocher le réel : engagements, factures, paies, transactions bancaires ;
Connecter vos sources (banque, billetterie, logiciel de paie) pour une donnée fiable ;
Transmettre le tout à votre comptabilité grâce au module de pré-comptabilité ;
Analyser grâce aux tableaux de bord et aux exports.
Dans chaque budget, les colonnes Prévisionnel, Engagé, Réel et Projection mesurent l’avancement de chaque ligne (Comprendre les colonnes du budget). Tous ces montants sont HT.
📂 Construire le prévisionnel : projets et budgets
Chaque projet regroupe un ou plusieurs budgets : une tournée peut, par exemple, avoir un budget par date. Projets et budgets ont chacun leur type (Diffusion, Tournée ou Audiovisuel pour un projet, par exemple). Ce type porte leur modèle économique, leurs règles, leurs spécificités et leurs blocs budgétaires : un budget de cession ne se construit pas comme un budget de coréalisation. Chaque ligne d’un budget porte un montant prévisionnel HT.
Les charges de fonctionnement de votre structure (loyers, salaires permanents, honoraires…) se suivent dans le module Frais généraux, par exercice. Chaque exercice peut compter plusieurs budgets de frais généraux, par exemple un par pôle ou par service (Présentation du module Frais généraux).
🧾 Rapprocher le réel : engagements, factures, paies et banque
Au fil de l’activité, vous rattachez à vos budgets ce qui se passe réellement. Chaque élément alimente sa colonne :
Engagements (devis acceptés, contrats, commandes), dans les modules Dépenses et Recettes : facultatifs, ils alimentent l’Engagé une fois validés, c’est-à-dire ce qui reste à facturer ;
Factures, dans les mêmes modules : une facture validée alimente le Réel ;
Paies : une paie validée et affectée à un budget alimente son Réel ;
Transactions bancaires, dans le module Banque : rapprochée d’une facture puis validée, une transaction enregistre son règlement, sans changer le Réel. Lorsque votre espace le permet, elle peut aussi être rattachée directement à une ligne budgétaire et alimenter son Réel.
Seuls les éléments validés comptent dans le budget. Pour choisir entre engagement et facture, consultez Engagement ou facture : quelle différence ?. Le détail des modules se trouve dans Le module Dépenses, Le module Recettes et Rapprocher une transaction bancaire. Côté Recettes, Breakly enregistre les factures émises avec votre outil de facturation : il ne les génère pas.
🔌 Connecter vos sources
Pour une donnée fiable, Breakly se connecte à vos sources :
votre banque : les transactions de vos comptes remontent dans le module Banque (Connecter mes comptes bancaires) ;
votre billetterie : vos données de billetterie alimentent le module Billetterie, qui permet de simuler, suivre et analyser vos recettes (Module de billetterie) ;
votre logiciel de paie : vos paies remontent au centime près dans le module Paie (Présentation du module de paie).
📤 Transmettre à votre comptabilité
Lorsqu’il est activé dans votre espace, le module de pré-comptabilité vous permet de transmettre le tout à votre comptabilité.
📊 Analyser : tableaux de bord et exports
Trois tableaux de bord restituent les données saisies dans Breakly :
Structure : vos frais généraux, par exercice ;
Projets : les données budgétaires d’un ou de plusieurs projets (recettes, dépenses, marge, indicateurs), séparément ou cumulées ;
Consolidé : vos projets et vos frais de structure réunis, pour une vision globale.
Les pages Dépenses, Recettes et Banque proposent aussi un export de leurs listes.
🔄 Exemple : le circuit d’une dépense
Prévoir : vous prévoyez 2 000 € HT de location de matériel sur une ligne du budget. C’est le Prévisionnel.
S’engager : vous acceptez le devis du loueur, 2 000 € HT, et l’enregistrez comme engagement. Une fois validé, il porte l’Engagé à 2 000 €.
Facturer : le loueur vous adresse une facture d’acompte de 1 000 € HT. Vous l’enregistrez en la liant à l’engagement, puis vous la validez : l’Engagé passe à 1 000 €, le Réel à 1 000 €.
Suivre l’échéance : l’échéancier de la facture indique quand la régler. Une échéance dépassée fait apparaître la facture dans En retard.
Régler : le virement apparaît dans Banque. Vous le rapprochez de la facture, puis vous validez : la facture est réglée, le Réel ne change pas.
Le circuit d’une recette est le même, côté clients : engagement de recette, facture, encaissement.
🎯 À retenir
Breakly suit un circuit structuré : prévisionnel, réel, sources connectées, pré-comptabilité, analyse.
Projets et budgets ont chacun leur type, avec leur modèle économique, leurs règles et leurs blocs budgétaires.
Seuls les éléments validés comptent dans le budget : engagement, facture, paie, transaction.
Un engagement est facultatif ; une facture validée alimente toujours le Réel.
Facturé n’est pas payé : le règlement se suit sur la facture.
Tous les montants des colonnes du budget sont HT.