💡 Ce que fait un rapprochement
Le module Banque affiche les transactions de vos comptes bancaires, synchronisés ou manuels (Créer un compte bancaire manuel et importer des données). Rapprocher une transaction, c’est la relier à ce qu’elle concerne dans Breakly. L’effet dépend de ce que vous lui rattachez :
des factures : la transaction enregistre leur règlement, c’est-à-dire leur paiement (dépense) ou leur encaissement (recette). Le restant dû de chaque facture diminue d’autant. Le budget ne change pas : une facture validée compte déjà dans le Réel ;
des lignes budgétaires, lorsque votre espace le permet : la transaction alimente directement le Réel de ces lignes, comme le ferait une facture validée.
Ces effets ne s’appliquent qu’une fois la transaction validée. Tant qu’elle attend sa validation, elle ne règle aucune facture et n’alimente pas le Réel. Les colonnes du budget sont expliquées dans Comprendre les colonnes du budget.
🏦 Les transactions de la page Banque
La page Banque classe vos transactions dans les onglets À rapprocher, À valider, Validées et Toutes :
À rapprocher : les transactions qui n’ont pas encore été traitées. Le bandeau en haut de la page indique combien il en reste ;
À valider : les transactions rapprochées ou ignorées, en attente de validation ;
Validées : les transactions validées.
La recherche et les filtres Type, Période, Tags et Montant permettent de retrouver une transaction. Cliquez sur une transaction pour ouvrir son volet de détail : informations de l’opération, factures ou lignes liées, historique des actions.
Rapprocher une transaction demande les droits correspondants. Si le bouton Rapprocher n’apparaît pas, adressez-vous à un administrateur : les droits se règlent dans Paramètres > Utilisateurs et rôles > Rôles.
🧾 Rapprocher une ou plusieurs factures
Dans l’onglet À rapprocher, cliquez sur Rapprocher sur la ligne de la transaction. La fenêtre Affecter cette transaction s’ouvre.
Dans l’onglet Factures, Breakly suggère les factures qui semblent correspondre à la transaction (montant, références du virement…). Sinon, recherchez la facture par n° interne, partenaire, référence ou montant.
Cochez la ou les factures que la transaction règle. Pour chacune, la fenêtre affiche le montant déjà réglé, le total et le restant dû : indiquez dans Affecter le montant attribué à la facture.
Cliquez sur Rapprocher et valider, ou sur Rapprocher pour valider plus tard.
Contrôlez chaque suggestion avant de la retenir : un montant identique ne garantit pas qu’il s’agit de la bonne facture.
Seule une facture validée entre dans le suivi des règlements : validez la facture avant de lui rapprocher son règlement (Enregistrer et valider une facture).
Un règlement se rattache à une facture, jamais à un engagement. Pour régler un acompte prévu par un engagement, enregistrez et validez d’abord la facture d’acompte, puis rapprochez-lui la transaction.
Vous pouvez aussi partir de la facture : ouvrez son volet de détail, puis la section Règlement.
📊 Rapprocher directement des lignes budgétaires
Lorsque votre espace le permet, une transaction peut être rattachée directement à une ou plusieurs lignes budgétaires, sans facture. Ce mode convient aux mouvements qui ne font pas l’objet d’une facture dans Breakly.
Dans la fenêtre Affecter cette transaction, ouvrez l’onglet Lignes budgétaires.
À gauche, recherchez le projet ou le budget, puis cochez le budget concerné.
À droite, cochez la ou les lignes concernées. Pour chacune, indiquez le montant affecté, toutes taxes comprises, et le taux de TVA : Breakly en déduit le montant HT, qui alimente le Réel HT de la ligne. Si l’opération relève de plusieurs taux de TVA, cliquez sur le bouton à droite du montant pour en définir plusieurs.
Cliquez sur Rapprocher et valider, ou sur Rapprocher.
Exemple : un prélèvement de 1 200 € affecté à une ligne avec une TVA à 20 % alimente son Réel de 1 000 € HT, une fois la transaction validée.
Remboursement d’une dépense : pour une transaction reçue, la fenêtre affiche par défaut vos recettes. S’il s’agit d’un remboursement, cochez Il s’agit d’un remboursement : vous pouvez alors l’imputer à une ligne de charge, dont elle diminue le Réel.
Si votre espace ne permet pas ce mode, chaque transaction se rapproche d’une facture : enregistrez et validez la facture correspondante, puis rapprochez-la.
⚠️ Ne comptez pas deux fois le même montant
Une transaction qui règle une facture se rapproche de cette facture, jamais de sa ligne budgétaire : la facture validée alimente déjà le Réel, et le montant compterait deux fois. Il en va de même pour le virement d’une paie validée et affectée au budget : ne le rattachez pas à la ligne. Si vous utilisez le module Paie, qui fait remonter vos paies au centime près, vous pouvez ignorer ce virement.
➕ Ajouter une ligne non prévue au budget
Si la dépense ou la recette n’était pas prévue, créez la ligne qui manque sans quitter la fenêtre : dans l’onglet Lignes budgétaires, cliquez sur Créer une ligne express. La ligne s’ajoute au budget sélectionné. Le détail est expliqué dans Créer une ligne budgétaire express depuis la banque.
⚖️ Répartir une transaction
Une même transaction peut être répartie entre plusieurs factures. Lorsque votre espace le permet, elle peut aussi être répartie entre plusieurs lignes budgétaires, d’un ou de plusieurs budgets, ou entre factures et lignes.
Indiquez le montant affecté à chaque élément. Pour plusieurs factures, Répartir équitablement partage le montant à parts égales entre les factures sélectionnées.
La fenêtre indique ce qu’il reste à affecter. Pour valider, le montant affecté doit être égal au montant total de la transaction.
Exemple : un virement de 2 400 € règle deux factures validées de 1 000 € HT, soit 1 200 € TTC chacune (TVA à 20 %). Cochez les deux factures et affectez 1 200 € à chacune, ou cliquez sur Répartir équitablement. Il reste 0 € à affecter : cliquez sur Rapprocher et valider. Les deux factures sont réglées. Le Réel ne change pas, puisque chaque facture y figure déjà pour 1 000 € HT depuis sa validation.
✅ Valider un rapprochement
Rapprocher et valider valide la transaction aussitôt : elle passe dans l’onglet Validées.
Rapprocher enregistre le rapprochement sans le valider : la transaction passe dans l’onglet À valider et reste sans effet jusqu’à sa validation. Cette étape permet de faire contrôler les rapprochements avant de les valider.
Dans l’onglet À valider, cliquez sur la coche à droite d’une transaction pour la valider. L’historique du volet de détail indique qui a rapproché et qui a validé chaque transaction.
↩️ Corriger un rapprochement
Transaction à valider : cliquez sur l’icône de modification à côté de son rapprochement. La fenêtre se rouvre pour le modifier.
Transaction validée : dans l’onglet Validées, cliquez sur la croix à droite de sa ligne. La transaction est dévalidée et repasse dans À valider : elle reste sans effet jusqu’à sa nouvelle validation. Modifiez alors son rapprochement, puis validez-la de nouveau.
🚫 Ignorer une transaction
Ignorer, à côté du bouton Rapprocher, écarte une transaction que vous ne souhaitez pas rapprocher, par exemple le virement des salaires lorsque vous utilisez le module Paie. Elle suit le même parcours qu’une transaction rapprochée : elle passe dans À valider, puis dans Validées une fois validée.
🎯 À retenir
Un rapprochement ne compte qu’une fois la transaction validée.
Une transaction qui règle une facture se rapproche de cette facture : son restant dû diminue, le Réel ne change pas.
Lorsque votre espace le permet, une transaction rattachée directement à une ligne budgétaire alimente le Réel HT de la ligne, comme une facture.
Ne rattachez jamais à une ligne le règlement d’une facture ou d’une paie déjà validée : le montant compterait deux fois.
Un règlement se rattache à une facture validée, jamais à un engagement.
Pour valider, le montant affecté doit être égal au montant de la transaction.