➕ Ouvrir le formulaire
Dans Dépenses, cliquez sur Ajouter une facture. Dans Recettes, cliquez sur Créer une facture. Les deux boutons se trouvent en haut de la page.
📝 Remplir la facture
Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge (*). Leur liste peut varier selon la configuration de votre espace : le numéro de facture, par exemple, peut être obligatoire.
Joindre la facture liée : déposez le document (PDF, 20 Mo maximum). Breakly lit le premier document déposé et pré-remplit automatiquement les champs qu’il détecte : vérifiez-les avant d’enregistrer.
Informations générales : choisissez le fournisseur, ou le client côté Recettes, puis renseignez le numéro de la facture, sa date d’émission, sa devise et, si besoin, une référence interne. Si le tiers n’existe pas encore, utilisez le raccourci Créer un fournisseur ou Créer un client proposé dans la liste.
Engagement lié (facultatif) : si la facture correspond à un engagement, sélectionnez-le. L’affectation budgétaire de l’engagement est alors reprise au prorata du montant facturé : vous n’avez pas à refaire la répartition. Liez toujours une facture à son engagement quand il existe, sinon la prestation compterait deux fois (Engagement ou facture : quelle différence ?).
Lignes de la facture : pour chaque ligne, saisissez le libellé, la quantité, le montant HT et le taux de TVA, puis choisissez la Catégorie associée. Une remise peut être ajoutée sur chaque ligne. Ajoutez d’autres lignes avec Ajouter une ligne.
Affectation budgétaire : sans engagement lié, cliquez sur Associer 1 ou plusieurs projets, puis choisissez pour chaque projet le budget, la ligne et le montant affecté.
Échéancier : par défaut, paiement en une fois. Cliquez sur Modifier l’échéancier pour prévoir plusieurs échéances. Le total des échéances doit être égal au montant de la facture.
✅ Créer ou Créer et valider
Créer enregistre la facture sans la valider : elle n’a encore aucun effet sur le budget et apparaît dans le sous-onglet À valider de l’onglet Factures.
Créer et valider la valide aussitôt, si vos droits le permettent. Le bouton reste grisé tant qu’une information obligatoire manque.
🔍 À compléter, puis À valider
Tant qu’un champ obligatoire manque, la facture est À compléter : sa ligne affiche « Information manquante » et le bouton Compléter. Une fois tous les champs remplis, elle passe À valider. Cliquez alors sur Valider dans la liste, ou sur Valider la facture depuis son volet de détail.
Une facture peut être créée sans affectation budgétaire, mais elle ne peut pas être validée sans elle. De même, si vous modifiez l’échéancier, son total doit rester égal au montant de la facture pour qu’elle puisse être validée.
📊 Ce que change la validation
Une fois validée, la facture :
alimente le Réel HT des lignes budgétaires affectées (Comprendre les colonnes du budget) ;
diminue l’Engagé si elle est liée à un engagement, qui passe alors à l’état Partiellement facturé ou Facturé (Suivre le cycle de vie d’un engagement) ;
entre dans le suivi des échéances et des règlements : vous la retrouvez dans À payer (À percevoir côté Recettes), dans En retard si une échéance est dépassée, puis dans Payées une fois réglée.
Une facture non validée n’a aucun effet ni sur vos budgets, ni sur vos montants à régler.
🔁 Dépenses ou Recettes : ce qui change
Bouton : Ajouter une facture (Dépenses), Créer une facture (Recettes).
Tiers : un fournisseur ou un client.
Suivi : À payer ou À percevoir.
Côté Recettes, Breakly enregistre les factures que vous émettez avec votre outil de facturation : il ne les génère pas.
🎯 À retenir
Une facture peut exister sans engagement. Si un engagement existe, liez-la à lui.
Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge ; chaque ligne demande une catégorie associée.
Pour valider une facture, il faut une affectation budgétaire et un échéancier égal à son montant.
Seule une facture validée alimente le Réel et entre dans le suivi des règlements.