📬 Le principe
La réception par mail est une source d'import de factures, au même titre que l'import d'un document ou la saisie manuelle. Votre structure dispose de deux adresses mail dédiées : une pour vos factures fournisseurs, une pour vos factures clients.
Il suffit de transférer à l'une de ces adresses le mail qui contient la facture. Breakly récupère la pièce jointe, la lit automatiquement (OCR) et crée une facture en brouillon dans Dépenses ou dans Recettes. Vous évitez ainsi de télécharger la facture depuis votre messagerie pour l'importer ensuite dans Breakly.
⚙️ Activer la réception par mail
Ouvrez Paramètres > Dépenses / Recettes, onglet Sources d'import.
Dans le bloc Réception par mail, activez le bouton situé à droite.
Breakly attribue automatiquement deux adresses à votre structure. Elles s'affichent sous le bloc.
Tant que la réception par mail n'est pas activée, aucune adresse n'est affichée.
📮 Vos deux adresses de réception
Chaque adresse alimente un module différent :
Factures fournisseurs (Achats) : l'adresse se termine par @suppliers.breakly.io. Les factures reçues sont déposées en brouillon dans Dépenses.
Factures clients (Ventes) : l'adresse se termine par @customers.breakly.io. Les factures reçues sont déposées en brouillon dans Recettes.
Ces adresses sont propres à votre structure. Cliquez sur Copier, à côté d'une adresse, pour la coller dans votre messagerie. Veillez à utiliser la bonne adresse : une facture fournisseur envoyée à l'adresse Factures clients arrive dans Recettes.
En bas du bloc, un indicateur suit les réceptions : « Aucune réception » s'affiche tant qu'aucun mail n'est arrivé.
📤 Transférer une facture
Depuis votre messagerie, transférez le mail qui contient la facture vers l'adresse correspondante. La facture doit figurer en pièce jointe, au format PDF.
Un même mail peut contenir plusieurs factures : Breakly crée une facture par pièce jointe.
Pour automatiser l'envoi, vous pouvez créer une règle de transfert automatique dans votre messagerie, par exemple pour les mails d'un fournisseur régulier.
✅ Vérifier et valider les factures reçues
Une fois la lecture terminée, chaque facture apparaît en brouillon dans le sous-onglet À valider de l'onglet Factures, dans Dépenses ou dans Recettes selon l'adresse utilisée. Elle n'est jamais validée automatiquement et n'entre dans le Réel qu'une fois validée. Pour retrouver les factures reçues par mail, filtrez la liste sur la source E-mail (bouton Filtres).
Breakly lit le tiers, le numéro, les dates, les lignes, les montants et l'échéancier (Créer une facture ou un engagement à partir d'un document (OCR)). Il vous reste à :
vérifier chaque champ lu ;
renseigner l'affectation budgétaire (projet, budget, ligne) ;
compléter les champs obligatoires restants ;
valider la facture (Enregistrer et valider une facture).
💡 Bon à savoir
Formats traités : seules les pièces jointes PDF sont lues. Tous les autres fichiers sont ignorés, images comprises (JPEG, PNG…), ainsi que les fichiers Excel, Word ou les archives ZIP.
Mail sans pièce jointe exploitable : aucune facture n'est créée. Si une facture n'apparaît pas, vérifiez qu'elle figure bien en pièce jointe du mail, dans un format traité.
Lien de téléchargement : une facture accessible uniquement par un lien dans le corps du mail n'est pas récupérée. Téléchargez-la, puis importez-la dans Breakly depuis Dépenses ou Recettes.
Mail transféré en pièce jointe : seules les pièces jointes du mail reçu sont traitées. Si vous transférez un mail en tant que pièce jointe (fichier .eml), les factures qu'il contient ne sont pas lues : transférez directement le mail d'origine.
Qualité de lecture : elle dépend du document. Vérifiez toujours les champs avant de valider et complétez ceux qui manquent.
🎯 À retenir
Activez la réception par mail dans Paramètres > Dépenses / Recettes > Sources d'import pour obtenir deux adresses propres à votre structure.
L'adresse Factures fournisseurs alimente Dépenses, l'adresse Factures clients alimente Recettes.
Seules les pièces jointes PDF sont lues ; chaque pièce jointe devient une facture.
Les factures reçues arrivent en brouillon dans le sous-onglet À valider : vérifiez, affectez, validez.