🤝 L’engagement : anticiper ce qui n’est pas encore facturé
Un engagement enregistre un montant avant sa facturation, par exemple :
un devis accepté ou un contrat signé avec un fournisseur ;
une commande passée ;
une dépense dont vous connaissez déjà le montant, sans avoir reçu la facture ;
une recette attendue d’un client, avant l’émission de la facture.
Une fois validé, l’engagement alimente la colonne Engagé HT de vos budgets : vous voyez ce qui va être facturé avant que la facture n’arrive. Un engagement n’est ni une facture, ni un règlement.
🧾 La facture : le document qui alimente le Réel
La facture est le document comptable de la dépense ou de la recette. Une fois validée, elle alimente la colonne Réel HT des lignes budgétaires sur lesquelles elle est affectée.
C’est aussi sur la facture que se suivent les échéances, les règlements et les avoirs.
✅ Un engagement n’est jamais obligatoire
Vous pouvez enregistrer une facture sans engagement préalable : une fois validée, elle entre directement dans le Réel.
Créez un engagement lorsque vous voulez anticiper un montant confirmé avant sa facturation : un contrat de cession, une location de matériel, une prestation technique. Pour un achat facturé immédiatement, la facture suffit.
🔄 Comment l’Engagé devient du Réel
Liez la facture à son engagement : à la validation de la facture, Breakly fait passer le montant facturé de l’Engagé au Réel.
Exemple avec un engagement de 2 000 € HT validé et une facture d’acompte de 1 000 € HT liée :
avant la validation de la facture : Engagé 2 000 €, Réel 0 € ;
après sa validation : Engagé 1 000 €, Réel 1 000 €.
La prestation reste comptée une seule fois : 2 000 € au total, entre l’Engagé et le Réel. Le détail des colonnes est expliqué dans Comprendre les colonnes du budget.
⚠️ Liez toujours la facture à son engagement
Une facture saisie sans lien s’ajoute au Réel sans réduire l’Engagé : la même prestation compterait alors deux fois dans la Projection.
📋 Enregistrer, valider, régler : trois étapes distinctes
Enregistrer : avec Créer, la facture est enregistrée sans être validée. Elle n’a encore aucun effet sur le budget.
Valider : la facture validée alimente le Réel et entre dans le suivi des échéances. Créer et valider enregistre et valide en une seule fois, si vos droits le permettent.
Régler : le paiement ou l’encaissement se constate sur la facture validée, par un règlement manuel ou en rapprochant une transaction bancaire.
Les règlements se suivent sur les factures, jamais sur les engagements.
🎯 À retenir
L’engagement anticipe un montant ; la facture le constate.
Un engagement validé alimente l’Engagé ; une facture validée alimente le Réel.
L’engagement est facultatif : une facture peut exister sans lui.
Quand un engagement existe, liez-lui la facture pour ne pas compter deux fois la prestation.
Les règlements se suivent sur les factures, jamais sur les engagements.