💡 Quatre colonnes, quatre questions
Chaque ligne budgétaire de Breakly répond à quatre questions :
Prévisionnel : combien prévoyez-vous de dépenser ou de percevoir ?
Engagé HT : quelle part est confirmée, mais pas encore facturée ?
Réel HT : quelle part est facturée et validée ?
Projection : où allez-vous atterrir, en additionnant l’Engagé et le Réel ?
Tous ces montants sont exprimés hors taxes (HT), comme la saisie de vos lignes budgétaires. Le fonctionnement est le même pour les dépenses et pour les recettes.
📝 Le Prévisionnel : votre objectif
Le Prévisionnel est le montant que vous saisissez en construisant votre budget. Il sert de référence : les autres colonnes s’y comparent pour mesurer les écarts.
La colonne Utilisation budget indique la part du Prévisionnel déjà atteinte par le Réel (Réel ÷ Prévisionnel). Un dépassement s’affiche en rouge.
🤝 L’Engagé : ce qui reste à facturer
L’Engagé correspond aux montants confirmés qui n’ont pas encore été facturés. Il est alimenté par vos engagements : devis accepté, contrat, commande ou recette attendue d’un client. Pour savoir quand créer un engagement plutôt qu’une facture, consultez Engagement ou facture : quelle différence ?.
Un engagement projeté n’a aucun effet sur le budget.
Un engagement validé ajoute son montant HT à l’Engagé des lignes sur lesquelles il est affecté.
Chaque facture liée à cet engagement, une fois validée, diminue l’Engagé de son montant HT.
Un engagement supprimé disparaît de l’Engagé.
L’Engagé ne signifie donc pas « impayé » : il mesure ce qui reste à facturer.
✅ Le Réel : ce qui est facturé et validé
Le Réel regroupe les montants facturés et validés, affectés à la ligne budgétaire.
Une facture liée à un engagement fait passer son montant HT de l’Engagé au Réel.
Une facture sans engagement alimente directement le Réel.
Une facture non validée n’a aucun effet sur le budget.
Un avoir validé diminue le Réel. Si la facture est liée à un engagement, l’Engagé remonte du même montant HT.
Le Réel ne signifie pas « payé » : une facture validée compte dans le Réel, qu’elle soit réglée ou non.
Les autres sources du Réel
Le Réel d’une ligne peut aussi être alimenté par :
les paies validées et affectées au budget, depuis le module Paie ;
une transaction bancaire rapprochée directement de la ligne, lorsque votre espace le permet ;
les montants saisis dans une ligne Payé par ou Encaissé par : ce que le partenaire a payé ou perçu pour le compte du projet, en HT (voir l’article dédié).
⚠️ Ne comptez pas deux fois la même dépense
Une facture ou une paie validée alimente déjà le Réel. Ne rattachez pas en plus le virement correspondant à la ligne budgétaire : le montant compterait deux fois. Le règlement d’une facture se rapproche de la facture elle-même.
📈 La Projection : Engagé + Réel
Projection = Engagé + Réel, en HT. Elle indique l’atterrissage attendu de la ligne : ce qui est déjà facturé, plus ce qui reste engagé à facturer. Comparez-la au Prévisionnel pour repérer un dépassement avant qu’il ne soit facturé.
La colonne Projection est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur Colonnes au-dessus du tableau concerné, puis sélectionnez Projection.
La Projection ne reflète que ce qui est enregistré dans Breakly : une dépense ou une recette qui n’a encore fait l’objet ni d’un engagement ni d’une facture n’y figure pas.
🔢 Exemple : un engagement de 2 000 € HT facturé en deux fois
Vous acceptez un devis de 2 000 € HT, affecté à une seule ligne budgétaire.
Devis enregistré comme projeté : Engagé 0 €, Réel 0 €, Projection 0 €.
Engagement validé : Engagé 2 000 €, Réel 0 €, Projection 2 000 €.
Facture d’acompte de 1 000 € liée et validée : Engagé 1 000 €, Réel 1 000 €, Projection 2 000 €.
Facture de solde de 1 000 € liée et validée : Engagé 0 €, Réel 2 000 €, Projection 2 000 €.
La Projection reste à 2 000 € dès la validation de l’engagement : la prestation n’est jamais comptée deux fois. Une facture de 1 000 € créée mais non validée ne changerait rien à ces montants.
💳 Facturé n’est pas payé
Les colonnes du budget suivent la facturation, pas la trésorerie. Le règlement d’une facture se suit sur la facture elle-même, dans les modules Dépenses et Recettes : échéances, règlements et reste à payer ou à percevoir.
🎯 À retenir
Tous les montants des colonnes sont en HT.
L’Engagé est ce qui reste à facturer sur vos engagements validés.
Le Réel est ce qui est facturé et validé, net des avoirs.
Projection = Engagé + Réel ; la colonne est masquée par défaut et s’affiche depuis Colonnes.
Un engagement projeté ou une facture non validée n’ont aucun effet sur le budget.
Les règlements se suivent sur les factures, pas dans les colonnes du budget.