📁 Comment le fichier est organisé
Le fichier compte un onglet de synthèse en tête, puis un onglet par type d'élément.
Un type qui ne contient aucun élément dans votre périmètre ne génère pas d'onglet.
📊 L'onglet Synthèse
Il commence par le périmètre de l'export : les tags retenus, la période, les projets, les budgets, les statuts et les options que vous avez choisies. Cette section vous permet de savoir, des mois plus tard, exactement ce que contient le fichier.
Vient ensuite la synthèse des montants, présentée par bloc :
Lignes budgétaires : prévisionnel, engagé et réel, ventilés entre charges et produits
Engagements et Factures : montant HT total et montant imputé au périmètre, ventilés entre achats et ventes
Paies : brut, coût employeur, net à payer
Transactions : débit et crédit
Chaque type dispose de ses propres colonnes, car un brut de paie et un prévisionnel de ligne budgétaire ne se lisent pas de la même façon.
Sur un export portant sur plusieurs tags, chaque bloc comporte une ligne par tag.
Les montants de la synthèse sont repris des totaux des onglets de détail : les deux ne peuvent pas diverger.
📄 Les onglets de détail
Chaque onglet porte les colonnes propres à son type.
Certaines cellules regroupent deux informations liées : le nom principal en haut, l'information secondaire en dessous, en plus petit. Le fournisseur avec son numéro de facture, la ligne budgétaire avec son projet et son budget, l'opération bancaire avec le document rapproché.
Deux colonnes ferment chaque ligne.
Tag indique si le tag a été posé directement sur l'élément ou s'il en hérite.
Lien vers l'élément ouvre la fiche dans Breakly, si vous avez retenu cette colonne.
💶 Montant total et montant imputé
Sur les engagements et les factures, deux colonnes de montant peuvent coexister.
Le montant HT total est celui du document dans son ensemble.
Le montant HT imputé au périmètre est la part réellement rattachée aux projets et budgets que vous avez filtrés.
L'écart s'explique dès qu'un document est ventilé sur plusieurs projets. Une facture de prestation technique de 10 000 € répartie sur trois scènes n'apparaîtra que pour 4 200 € dans l'export de l'une d'entre elles. C'est ce second montant qu'il faut retenir pour votre analyse.
⚠️ Ce qu'il ne faut jamais additionner
Les types entre eux. Additionner une paie et une facture n'a aucun sens comptable. Chaque onglet porte ses propres totaux, et la synthèse ne propose jamais de total général.
Les deux sens. Charges et produits, achats et ventes, débit et crédit font toujours l'objet de deux totaux distincts.
Un élément qui porte plusieurs tags exportés. Il apparaît sous chacun d'eux. Les sous-totaux par tag restent exacts, mais le total de l'onglet le compte alors une fois par tag. Un avertissement en pied d'onglet vous signale ce cas lorsqu'il se présente.
🧮 Réutiliser le fichier dans un tableur
Si vous comptez construire un tableau croisé dynamique, décochez l'option Sous-totaux et totaux au moment de l'export.
Les onglets ne contiendront alors aucune ligne de total et la plage sera uniforme, ce qui est indispensable pour un tableau croisé. Un filtre automatique est posé sur la ligne d'en-tête.
🎯 À retenir
La synthèse donne les montants, les onglets donnent le détail.
Chaque type d'élément a ses propres colonnes et ses propres totaux.
Sur les engagements et factures, c'est le montant imputé au périmètre qui reflète votre analyse.
Les types et les sens ne s'additionnent jamais entre eux.