📥 Trois façons d’importer un document
Sur la liste : dans Dépenses ou Recettes, glissez vos documents sur la liste. Dans l’onglet Factures, chaque document devient une facture ; dans l’onglet Engagements, un engagement. Avec un seul document, le formulaire pré-rempli s’ouvre aussitôt. Avec plusieurs, Breakly les importe l’un après l’autre et crée un élément par document.
Dans le formulaire : en créant une facture ou un engagement, déposez le document dans la zone de pièce jointe. Si vous en déposez plusieurs, seul le premier est lu ; les autres sont joints comme documents annexes. Déposez donc la facture ou le devis en premier.
Depuis un budget : cliquez sur le + d’une case Engagé ou Réel d’une ligne. La fenêtre de création d’un engagement (case Engagé) ou d’une facture (case Réel) s’ouvre, déjà affectée à cette ligne : glissez-y un ou plusieurs documents.
Recevoir vos factures par mail : vous pouvez aussi transférer à une adresse dédiée le mail qui contient une facture. Breakly lit la pièce jointe PDF et crée une facture en brouillon dans Dépenses ou dans Recettes, selon l’adresse utilisée (Recevoir vos factures par mail).
🔎 Ce que Breakly lit, ce qui reste à faire
Breakly lit automatiquement :
le tiers (fournisseur ou client) : s’il n’existe pas dans l’annuaire, Breakly propose de le créer ;
le numéro et les dates ;
les lignes et leurs montants (HT, taux de TVA, TTC) ;
l’échéancier.
Il vous reste à :
vérifier chaque champ lu ;
renseigner l’affectation budgétaire (projet, budget, ligne), sauf si vous avez importé depuis un budget ;
compléter les champs obligatoires restants ;
valider la facture ou l’engagement (Enregistrer et valider une facture, Suivre le cycle de vie d’un engagement).
📋 Après un import de plusieurs documents
Les éléments créés ne sont pas validés. Les factures attendent dans le sous-onglet À valider, signalées comme Non vues tant que personne ne les a ouvertes ; les engagements attendent dans Projetés. Ouvrez chaque élément pour le vérifier, l’affecter et le valider.
💡 Bon à savoir
Mauvais document : supprimez-le dans le formulaire et importez le bon. Les champs sont relus et remplacés.
Lecture impossible : le document reste joint. Complétez alors les champs vous-même.
Qualité de lecture : elle dépend du document. Vérifiez toujours avant de valider.
🎯 À retenir
Trois points d’entrée : la liste (un ou plusieurs documents), le formulaire (seul le premier document est lu) et le + d’une case Engagé ou Réel d’un budget.
L’onglet Factures crée des factures, l’onglet Engagements des engagements.
Breakly lit le tiers, le numéro, les dates, les lignes, les montants et l’échéancier ; l’affectation budgétaire reste à faire, sauf depuis un budget.
Rien n’est validé automatiquement : vérifiez, affectez, validez.
Les factures peuvent aussi arriver par mail, en pièce jointe PDF, via les adresses de réception de votre structure (Recevoir vos factures par mail).