🧭 Accéder au module
Le module Dépenses s’ouvre depuis le menu latéral. Il réunit les dépenses de toute votre structure, tous projets confondus : les factures de vos fournisseurs et vos engagements. Pour ne voir que celles d’un budget, ouvrez ce budget, onglet Factures/Engagements.
Le module Recettes fonctionne de la même façon, côté clients : Le module Recettes : factures, engagements et encaissements.
📊 Les blocs de synthèse
En haut de la page, quatre blocs résument la situation de vos factures validées :
Montant total facturé : le total des factures validées ;
Montant total réglé : la part déjà payée ;
Restant à régler : le solde à payer ;
Échéances à venir : les montants à régler selon leur échéance, avec En retard, J+30, J+60 et J+90. Cliquez sur un horizon pour afficher les factures concernées.
Les deux premiers blocs se filtrent par Exercice. Les factures non validées n’entrent dans aucun de ces montants.
Lorsque des factures ont une échéance dépassée, un bandeau l’indique en haut de la page : cliquez sur Voir les factures concernées pour les afficher.
🗂️ Deux onglets : Factures et Engagements
L’onglet Factures classe vos factures en sous-onglets :
À valider : factures enregistrées mais pas encore validées, à compléter ou à valider ;
En retard : factures validées dont une échéance est dépassée sans être entièrement réglée ;
À payer : factures validées qui restent à régler, sans échéance en retard ;
Payées : factures entièrement réglées ;
Toutes : l’ensemble de vos factures, avec leur statut.
L’onglet Engagements suit le même principe, avec les sous-onglets Projetés, Validés, Part. facturés, Facturés et Tous (Suivre le cycle de vie d’un engagement).
Chaque sous-onglet affiche ses propres indicateurs, par exemple le nombre de documents où une information manque et leur montant total. La liste qui suit indique, pour chaque document, son fournisseur, son projet, son montant TTC et les actions possibles : Valider, Compléter ou le menu « … ».
➕ Ajouter une facture ou un engagement
Les boutons Ajouter un engagement et Ajouter une facture se trouvent en haut à droite de la page. Le détail est expliqué dans Créer un engagement de dépense ou de recette et Enregistrer et valider une facture.
🔎 Rechercher, filtrer, exporter
La barre de recherche accepte le fournisseur, le montant, le n° interne, la référence, le n° de facture ou la date.
Le bouton Filtres, à droite de la barre, ouvre un panneau sur la droite de l’écran. Pour les factures, il permet de filtrer par :
Projet & budget : cochez un projet entier, ou seulement certains de ses budgets ;
Fournisseur ;
Source : l’origine de la facture (Utilisateur, Import, PDP ou E-mail) ;
Date de la pièce : une date de début et une date de fin ;
Montant : un minimum et un maximum.
Cliquez sur Appliquer pour filtrer la liste, ou sur Tout réinitialiser pour revenir à la liste complète.
L’icône d’export, en haut à droite de la page, ouvre le formulaire Exporter la liste des dépenses.
📄 Le détail d’une facture
Cliquez sur une facture pour ouvrir son volet de détail : pièce jointe, informations générales, lignes, échéancier, règlements et affectation budgétaire. Selon l’état de la facture et vos droits, vous pouvez la modifier ou la valider depuis ce volet.
🔐 Droits nécessaires
Les actions disponibles (créer, modifier, valider, enregistrer un règlement) dépendent de votre rôle. Si un bouton n’apparaît pas, adressez-vous à un administrateur : les droits se règlent dans Paramètres > Utilisateurs et rôles > Rôles.
🎯 À retenir
La page Dépenses réunit les factures et les engagements de toute la structure.
Les blocs de synthèse ne comptent que les factures validées.
Factures et engagements ont chacun leurs sous-onglets de suivi.
Le bouton Filtres affine la liste par projet et budget, fournisseur, source, date ou montant.
Les règlements se suivent sur les factures, jamais sur les engagements.
Les droits se règlent dans Paramètres > Utilisateurs et rôles > Rôles.