✅ Valider, puis régler : deux étapes distinctes
Une facture passe par deux étapes indépendantes :
la validation confirme qu’elle est complète et juste : elle alimente alors le Réel et entre dans le suivi des règlements (Enregistrer et valider une facture) ;
le règlement constate qu’elle est payée, ou encaissée côté Recettes. Il se rapproche d’une transaction bancaire ou se saisit sur la facture (Rapprocher une transaction bancaire).
Une facture validée peut donc rester à payer. Une facture non validée n’apparaît que dans le sous-onglet À valider.
🗂️ Les sous-onglets de l’onglet Factures
Dans Dépenses ou Recettes, l’onglet Factures classe vos factures en cinq sous-onglets. Chacun affiche ses indicateurs en haut de la liste.
À valider
Le nombre de factures en attente s’affiche à côté du nom.
Indicateurs : Non vues, les factures que personne n’a encore ouvertes (par exemple arrivées par import ou par PDP), Information manquante et Montant total.
Contenu : les factures enregistrées mais pas encore validées. Une facture incomplète affiche « Information manquante ».
Actions : Valider, ou Compléter quand une information manque.
En retard
Le nombre de factures concernées s’affiche à côté du nom.
Indicateurs : En retard (nombre de factures), Montant en retard, Retard moyen et Plus ancienne, en jours.
Contenu : les factures validées dont une échéance est dépassée, avec le montant à régler, la date d’échéance et le retard en jours.
Action : Rapprocher.
À payer (À percevoir côté Recettes)
Indicateurs : À payer (nombre de factures), Total, Échéance à J+7 et Échéance à J+30.
Contenu : les factures validées qui restent à régler, sans échéance dépassée, avec le montant à régler, l’échéance et le délai restant en jours.
Action : Rapprocher.
Payées
Les factures entièrement réglées, avec la date du règlement (« + 1 règlement » lorsqu’il y en a plusieurs).
Toutes
L’ensemble de vos factures, avec leur statut : À compléter, À payer, Payée…
Lorsqu’au moins une facture est en retard, un bandeau l’indique en haut de la page : cliquez sur Voir les factures concernées pour les afficher.
⚡ Agir depuis la liste
Valider valide la facture. Elle doit être complète et affectée à un budget, avec un échéancier égal à son montant.
Compléter ouvre la facture pour renseigner ce qui manque.
Rapprocher relie la facture à la transaction bancaire qui la règle.
Cliquez sur une facture pour ouvrir son volet de détail.
🔎 Rechercher et filtrer
La barre de recherche accepte le fournisseur (le client côté Recettes), le montant, le n° interne, la référence, le n° de facture ou la date.
Le bouton Filtres, à droite de la barre, ouvre un panneau. Pour les factures de dépenses, il propose :
Projet & budget : cochez un projet entier, ou seulement certains de ses budgets ;
Fournisseur ;
Source : l’origine de la facture (Utilisateur, Import, PDP ou E-mail) ;
Date de la pièce : une date de début et une date de fin ;
Montant : un minimum et un maximum.
Cliquez sur Appliquer, ou sur Tout réinitialiser pour revenir à la liste complète.
🎯 À retenir
Valider et régler sont deux étapes distinctes : une facture validée peut rester à payer.
À valider : les factures à compléter ou à valider ; elles ne comptent pas encore dans le Réel.
En retard et À payer : les factures validées qui restent à régler ; Rapprocher les relie à leur paiement.
Payées : les factures entièrement réglées.
La recherche et le panneau Filtres retrouvent une facture par projet, budget, fournisseur, source, date ou montant.