🎯 Pourquoi utiliser des rôles personnalisés
Les rôles permettent d’adapter finement les accès à Breakly selon l’organisation interne de votre structure.
Ils offrent un contrôle précis sur :
les modules accessibles,
les actions autorisées (lecture, création, modification, validation),
la visibilité des données sensibles (soldes bancaires, tableaux de bord, facturation).
📍 Accéder à la gestion des rôles
Tous les paramètres liés aux rôles sont accessibles via le menu latéral > Paramètres > Utilisateurs et rôles
🔐 Le rôle Administrateur
Par défaut, Breakly intègre un rôle Administrateur.
Caractéristiques du rôle Administrateur
rôle non modifiable et non supprimable,
accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’outil,
gestion complète :
paramètres de la structure,
utilisateurs et rôles,
abonnement et facturation,
accès à tous les modules et tableaux de bord.
👉 Une structure Breakly possède au minimum un administrateur, mais il est possible d’en définir plusieurs.
➕ Créer un rôle personnalisé
Étape 1 : Créer le rôle
Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs et rôles.
Cliquez sur Créer un rôle personnalisé.
Renseignez le nom du rôle (ex. Directeur de production, Chargé de production, Comptable, etc.).
Étape 2 : Définir les permissions
Une fois le rôle nommé, vous définissez ses droits d’accès.
Les permissions sont organisées par grands modules et fonctionnalités, par exemple :
Projets,
Budgets,
Achats / engagements,
Banque,
Tableaux de bord,
Paramètres.
Pour chaque module, vous pouvez activer ou restreindre les permissions fonction par fonction.
Exemples de rôles possibles
accès à tous les projets en lecture seule,
accès aux budgets mais sans droit de modification,
accès au module Banque sans visibilité sur les soldes bancaires,
accès aux engagements mais sans accès aux tableaux de bord,
rôle très opérationnel ou au contraire très analytique.
👉 Breakly permet de créer des rôles très fins et précis, adaptés à chaque organisation.
👤 Affecter un rôle à un utilisateur
Une fois le rôle créé, il doit être associé à un ou plusieurs utilisateurs.
L’affectation se fait :
lors de la création d’un utilisateur,
ou lors de la modification d’un utilisateur existant.
Un utilisateur ne peut avoir qu’un seul rôle à la fois.
🚫 Suppression d’un rôle
Un rôle ne peut pas être supprimé s’il est encore lié à au moins un utilisateur.
👉 Il est donc nécessaire de retirer ou modifier les utilisateurs associés avant toute suppression.
Vous pouvez créer autant de rôles que nécessaire dans votre structure.
⚠️ Spécificité d’accès aux projets
Les permissions d’un rôle définissent ce qu’un utilisateur peut faire, mais pas à quels projets il a accès.
L’accès aux projets dépend également :
des autorisations définies au niveau de chaque projet.
Exemple : un utilisateur peut avoir un rôle avec toutes les permissions, mais s’il n’est pas autorisé sur un projet donné, il ne verra pas ce projet dans son interface.
Les rôles et les droits d’accès aux projets fonctionnent donc de manière complémentaire.
🎯 À retenir
Le rôle Administrateur est unique, complet et non modifiable.
Les rôles personnalisés permettent une gestion fine des accès.
Les permissions sont définies module par module.
Les rôles s’affectent aux utilisateurs, pas l’inverse.
L’accès aux projets dépend à la fois du rôle et des autorisations projet.