🎯 À quoi sert la clôture d'un budget ?
La clôture d'un budget permet de figer définitivement ses résultats financiers et de préparer la clôture globale de la tournée.
Pour clôturer une tournée, tous les budgets qui la composent doivent préalablement être clôturés.
La clôture d'un budget permet également de décider comment seront répartis les bénéfices ou les pertes générés par celui-ci.
Exemple :
une date en cession génère 10 000 € de recettes ;
les charges (coût plateau, transports...etc) et commissions représentent 7 000 € ;
le résultat du budget est donc de 3 000 €.
Lors de la clôture, vous pouvez décider :
de conserver l'intégralité de ce résultat pour le résultat global de la tournée ;
d'en distribuer une partie à certains tiers ;
ou de distribuer immédiatement la totalité du résultat.
Cette souplesse permet notamment de clôturer certaines dates avant la fin complète de la tournée.
📍 Comment clôturer un budget ?
Deux possibilités :
Depuis la liste des budgets
Cliquez sur le statut du budget puis sélectionnez Clôturé.
Depuis le budget
Ouvrez le budget puis cliquez sur le bouton Clôturer.
Une fenêtre de clôture s'ouvre alors.
📊 Étape 1 : Vérifier les chiffres du budget
La première étape affiche une synthèse complète des données réelles du budget.
Cette étape sert de contrôle final avant validation.
Vous y retrouvez notamment :
les recettes réelles ;
les charges réelles ;
les commissions ;
le résultat final ;
les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
Cette vue permet de s'assurer que tous les éléments ont bien été saisis avant de procéder à la clôture.
💰 Étape 2 : Définir l'affectation du résultat
Une fois les chiffres validés, cliquez sur Suivant.
Vous devez alors choisir ce que devient le résultat du budget.
Option 1 : Affecter la totalité du résultat à la tournée
Dans ce cas, aucun montant n'est distribué immédiatement.
L'intégralité du résultat viendra alimenter le résultat global de la tournée et sera répartie ultérieurement lors de la clôture de celle-ci.
Option 2 : Répartir dès maintenant tout ou partie du résultat
Dans ce cas, vous pouvez distribuer immédiatement une partie du résultat à un ou plusieurs tiers.
Par défaut, Breakly reprend les pourcentages définis dans le deal memo de la tournée.
Vous pouvez alors :
conserver ces répartitions ;
les ajuster manuellement ;
ne distribuer qu'une partie du résultat.
Le montant non distribué viendra automatiquement alimenter le résultat global de la tournée.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu'une partie des résultats doit être versée rapidement alors que la tournée n'est pas encore terminée.
📄 Création automatique des engagements
Une option complémentaire est disponible :
Créer les engagements liés à l'affectation du résultat
Lorsque cette option est activée, Breakly génère automatiquement les engagements correspondant aux montants répartis.
Selon la situation :
Breakly créera les engagements correspondant aux sommes dues aux tiers ;
ou aux sommes que les tiers doivent à votre structure lorsque le résultat est négatif.
Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de sécuriser le suivi financier des répartitions.
✅ Étape 3 : Validation de la clôture
Une fois les répartitions définies, cliquez sur Clôturer le budget.
Le budget est alors définitivement clôturé.
Breakly génère automatiquement le bilan de clôture, qui reste consultable depuis le budget et les exports.
⚠️ Points importants
Clôturez uniquement un budget finalisé
Nous recommandons de clôturer un budget uniquement lorsque l'ensemble des éléments sont définitivement connus.
Selon vos processus internes, cela signifie généralement que :
toutes les recettes ont été comptabilisées ;
toutes les charges ont été saisies ;
les factures ont été reçues ;
et/ou les règlements ont été effectués.
Un budget clôturé ne peut plus être modifié
Une fois clôturé :
les données du budget sont figées ;
aucune modification n'est possible ;
le budget est considéré comme finalisé.
Un budget peut être déclôturé
Si l'utilisateur dispose des droits nécessaires, il peut déclôturer un budget.
Le budget redevient alors modifiable.
⚠️ Toute nouvelle clôture remplacera la précédente et recalculera les répartitions ainsi que les documents associés. La déclôture est donc à manier avec précaution.
🎯 À retenir
Tous les budgets doivent être clôturés avant de pouvoir clôturer une tournée.
La clôture permet de figer définitivement les chiffres d'un budget.
Vous pouvez distribuer immédiatement tout ou partie du résultat ou le conserver pour la clôture globale de la tournée.
Breakly peut générer automatiquement les engagements liés aux répartitions.
Un budget clôturé est verrouillé mais peut être déclôturé par un utilisateur autorisé.