🎯 À quoi sert la clôture d'une tournée ?
La clôture d'une tournée permet de finaliser définitivement son résultat financier et de procéder à sa répartition entre les différents tiers concernés.
Il s'agit de la dernière étape du cycle de vie d'une tournée dans Breakly.
La clôture permet notamment :
de figer définitivement les résultats de la tournée ;
de répartir le résultat restant entre les coproducteurs ;
de générer les documents de clôture ;
de créer automatiquement les engagements liés aux répartitions si souhaité.
⚠️ Prérequis
Avant de pouvoir clôturer une tournée, tous les budgets qui la composent doivent eux-mêmes être clôturés.
Si un ou plusieurs budgets sont encore ouverts, la clôture du projet ne sera pas possible.
📍 Comment clôturer une tournée ?
Depuis la page de la tournée, cliquez sur le bouton Clôturer.
Une fenêtre de clôture s'ouvre alors.
📊 Étape 1 : Vérifier le résultat global de la tournée
La première étape affiche une synthèse complète des budgets composant la tournée.
Vous y retrouvez notamment :
les budgets classés par type ;
leurs résultats respectifs ;
le résultat global restant à répartir.
Les montants affichés tiennent déjà compte des éventuelles répartitions effectuées lors de la clôture des budgets.
Autrement dit, si une partie du résultat d'une date a déjà été distribuée lors de sa clôture, cette part est déjà déduite du résultat affiché.
Cette étape permet donc de vérifier le montant réellement disponible avant clôture définitive de la tournée.
💰 Étape 2 : Répartir le résultat de la tournée
Cliquez sur Suivant pour accéder à l'étape de répartition.
Par défaut, Breakly reprend les clés de répartition définies dans le deal memo du projet. Ces répartitions sont entièrement modifiables.
Vous pouvez ajuster les montants :
en pourcentage ;
ou directement en devise.
Le total distribué doit obligatoirement être égal au résultat restant disponible. L'intégralité du résultat de la tournée doit donc être affectée avant validation de la clôture.
📄 Création automatique des engagements
Une option complémentaire est disponible :
Créer les engagements liés au partage du résultat
Lorsque cette option est activée, Breakly génère automatiquement les engagements correspondant aux montants attribués à chaque tiers.
Cela permet de suivre immédiatement les sommes :
dues aux coproducteurs ;
ou dues à votre structure selon les situations.
✅ Validation de la clôture
Une fois la répartition validée, cliquez sur Lancer la clôture.
Breakly procède alors à la clôture définitive du projet.
Un budget de clôture est automatiquement créé afin de conserver une trace complète du partage du résultat.
Ce budget récapitule notamment :
le résultat final de la tournée ;
les montants distribués ;
les bénéficiaires ;
les répartitions effectuées.
🔒 Effets de la clôture
Une tournée clôturée est considérée comme finalisée.
Les données sont figées :
les budgets ne peuvent plus être modifiés ;
les répartitions sont enregistrées ;
les tableaux de bord affichent les données définitives.
🔓 Déclôturer une tournée
Selon les droits qui lui sont accordés, un utilisateur peut déclôturer une tournée.
La tournée redevient alors modifiable.
⚠️ Toute nouvelle clôture remplacera la précédente et recalculera les répartitions, le budget de clôture ainsi que les éventuels engagements associés.
🎯 À retenir
Tous les budgets doivent être clôturés avant de pouvoir clôturer une tournée.
La clôture permet de répartir définitivement le résultat restant de la tournée.
Les clés de répartition du deal memo sont reprises automatiquement mais restent modifiables.
Breakly peut créer automatiquement les engagements liés aux répartitions.
Un budget de clôture est généré afin de conserver l'historique complet du partage du résultat.
Une tournée clôturée est figée mais peut être déclôturée par un utilisateur disposant des droits nécessaires.