🎯 À quoi sert la clôture ?
La clôture permet de figer définitivement les données financières d'un budget ou d'un projet.
Une fois clôturé, un budget ou un projet ne peut plus être modifié. Les factures affectées à un budget clôturé ne sont plus modifiables non plus. Les données sont considérées comme définitives et les tableaux de bord s'appuient sur ces résultats pour produire une analyse fiable.
Pour les projets "simples", dont le résultat n'est pas partagé avec des partenaires extérieurs, la clôture a essentiellement pour objectif de verrouiller les données une fois le suivi terminé.
Pour les projets spécifiques (comme Tournée par exemple), la clôture va plus loin : elle permet également de répartir les bénéfices ou les pertes entre les différents partenaires et, si vous le souhaitez, de créer automatiquement les engagements associés (Clôturer un budget de tournée, Clôturer un projet Tournée).
🔒 Une clôture hiérarchique
Dans Breakly, la clôture respecte une logique hiérarchique.
Vous pouvez clôturer un budget indépendamment du projet auquel il appartient.
En revanche, un projet ne peut être clôturé que lorsque l'ensemble de ses budgets sont eux-mêmes clôturés.
Cette règle garantit la cohérence des résultats financiers du projet.
📦 Clôturer un budget
Avant de clôturer un budget, nous vous recommandons de vérifier que l'ensemble des données du Réel ont bien été traitées.
Plus vos données sont complètes (factures validées, transactions rapprochées et validées, paies validées…), plus la clôture sera pertinente.
Deux possibilités permettent d'accéder à la clôture d'un budget :
directement depuis le budget, en cliquant sur le bouton Clôturer situé dans la barre supérieure ;
depuis la liste des budgets, en cliquant sur le statut puis en sélectionnant Clôturé.
Une fenêtre de clôture s'ouvre alors.
📊 Vérifier les données avant clôture
Avant de confirmer la clôture, Breakly affiche un récapitulatif complet du budget.
Cette synthèse compare notamment :
les charges prévisionnelles et réelles ;
les recettes prévisionnelles et réelles ;
le résultat obtenu.
Cette étape permet de réaliser une dernière vérification avant de figer définitivement les données.
Selon le type de projet :
soit vous pouvez directement cliquer sur Lancer la clôture ;
soit vous passez à une étape supplémentaire permettant de répartir le résultat entre différents partenaires (cas des tournées notamment).
📁 Clôturer un projet
Une fois tous les budgets clôturés, vous pouvez clôturer le projet.
Depuis la page du projet, cliquez sur Clôturer.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre et affiche un récapitulatif complet des budgets composant le projet.
Vous y retrouvez notamment :
la liste des budgets ;
leur résultat individuel ;
le résultat global du projet.
Cette étape permet de valider une dernière fois les données avant la clôture définitive.
Selon le type de projet :
une clôture simple permet de figer définitivement le projet ;
ou une étape de répartition du résultat est proposée lorsque celui-ci doit être partagé entre plusieurs partenaires.
🔓 Déclôturer un budget ou un projet
Si votre rôle vous y autorise, vous pouvez déclôturer un budget ou un projet.
Cela permet d'effectuer des corrections, puis de lancer une nouvelle clôture.
La nouvelle clôture remplace alors la précédente et met à jour les éventuelles répartitions et documents générés.
⚠️ Permissions
La clôture et la déclôture ne sont accessibles qu'aux utilisateurs disposant des permissions nécessaires.
Ces autorisations sont configurables dans les rôles utilisateurs de votre structure.
🎯 À retenir
La clôture permet de figer définitivement un budget ou un projet.
Un projet ne peut être clôturé que lorsque tous ses budgets le sont également.
Breakly affiche systématiquement un récapitulatif avant validation.
Certains projets spécifiques permettent en plus de répartir le résultat entre les différents partenaires.
Les utilisateurs autorisés peuvent déclôturer un budget ou un projet afin d'y apporter des corrections.