💼 Qu’est-ce qu’une dépense (engagement fournisseur) ?
Une dépense correspond à un engagement contractuel pris auprès d’un fournisseur : contrat signé, devis validé, bon de commande, convention.
Elle représente un montant que vous vous êtes juridiquement engagé à payer, même si la facture n’a pas encore été émise ou réglée.
Suivre précisément vos dépenses permet de :
maîtriser vos engagements financiers,
anticiper vos échéances,
piloter votre trésorerie avec fiabilité.
📊 Vue d’ensemble de l’onglet Dépenses
L’onglet Dépenses centralise l’ensemble de vos engagements fournisseurs.
Chaque dépense est :
rattachée à un projet et à un budget,
liée à un tiers (fournisseur),
intégrée dans votre suivi budgétaire et vos tableaux de bord.
Vous y retrouvez l’ensemble des contrats, devis et prestations validés.
💡 Les indicateurs clés
En haut de la page, plusieurs indicateurs vous donnent une vision immédiate :
Montant total engagé (TTC) : somme de toutes les dépenses actives.
Montant total réglé : paiements déjà effectués.
Montant restant à régler : sommes encore dues.
Échéances à venir : prochaines dates de règlement (en retard, J+7, J+30, J+60, J+90).
Ces indicateurs permettent d’anticiper les sorties de trésorerie et d’identifier les priorités.
Ces alertes permettent d’anticiper vos sorties de trésorerie.
📋 La liste des dépenses
Chaque dépense apparaît dans un tableau structuré avec les colonnes principales :
Numéro d’engagement
Fournisseur associé
Projet concerné
Référence interne
Montant TTC
Montant réglé et restant à régler
Statut (projeté, validé, facturé, partiellement réglé, réglé, annulé)
Date de la prochaine échéance
Pourcentage réglé
Des filtres et une barre de recherche permettent de retrouver rapidement une dépense par projet, fournisseur, statut ou période.
Des filtres et une barre de recherche permettent de retrouver rapidement un engagement par projet, fournisseur, statut ou date.
⚠️ Alertes et contrôles
La page met en évidence certaines situations nécessitant votre attention :
Dépenses dépassant le budget initial,
Paiements supérieurs au montant prévu,
Échéances proches ou en retard.
Ces alertes facilitent le contrôle budgétaire.
🔎 Le détail d’une dépense (popup latérale)
En cliquant sur une ligne, une fenêtre latérale s’ouvre avec les informations détaillées :
Informations générales
Numéro
Fournisseur
Projet et budget concernés
Catégories budgétaires
Pièces jointes (devis, contrats, factures)
Détail des lignes
Libellés
Montants HT, TVA, TTC
Rattachement budgétaire
Échéancier
Dates de paiement prévues
Montants
Statuts (réglé, à venir)
Rapprochement bancaire
Lettrage des transactions
Suivi des paiements effectués
Des actions rapides sont disponibles :
Valider la dépense
Marquer comme facturée
Indiquer un règlement partiel ou total
Annuler la dépense
🎯 Objectif
Le module Dépenses offre une vision consolidée et dynamique de vos engagements fournisseurs.
Il permet de :
sécuriser vos obligations contractuelles,
suivre précisément vos paiements,
anticiper votre trésorerie,
garantir la cohérence entre budget, engagé et réel.