🏗️ Étape 1 : Accéder à la création d’une dépense
Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur Créer une dépense.
Vous arrivez sur un formulaire de saisie avec plusieurs sections :
Informations générales (numéro, date, référence interne, pièces jointes).
Détail des lignes de la dépense.
Mode de règlement et échéancier.
Rattachement aux projets concernés.
🔢 Le numéro d’engagement fournisseur
Chaque dépense dispose d’un numéro unique.
Ce numéro peut être saisi librement si vous souhaitez utiliser votre propre logique interne.
Il est toutefois recommandé de laisser Breakly gérer la numérotation pour conserver une suite cohérente et automatique.
La numérotation suit le format : ANNEE-N°.
Exemple : 2026-001 pour le premier engagement créé en 2026.
📎 Documents liés
Vous pouvez rattacher un ou plusieurs documents à la dépense :
devis signés,
contrats,
factures,
pièces justificatives.
Ces documents restent accessibles depuis la fiche de la dépense et permettent de centraliser l’ensemble des informations contractuelles.
👤 Étape 2 : Sélectionner ou créer un tiers
Chaque dépense est rattachée à un fournisseur.
Vous pouvez rechercher le fournisseur dans l’annuaire interne.
Si le fournisseur n’existe pas encore, utilisez le bouton Ajouter un tiers pour créer sa fiche rapidement sans quitter la page.
Pour un meilleur suivi, il est recommandé de compléter un maximum d’informations : coordonnées, SIRET, TVA, IBAN, code comptable…
🧾 Étape 3 : Détail des lignes de l’engagement
Une dépense fonctionne comme un budget :
Cliquez sur Ajouter une ligne pour créer autant de lignes que nécessaire.
Indiquez montant HT, taux de TVA et TTC.
Chaque ligne est ainsi organisée budgétairement.
📅 Étape 4 : Définir l’échéancier
Une dépense peut être réglée en une ou plusieurs échéances.
Par défaut, vous pouvez saisir plusieurs dates et montants.
Le total des échéances doit correspondre au montant global de la dépense.
Exemple : 30 % à la signature, 40 % avant l’événement, 30 % après.
A noter qu'il est impossible de valider une dépense si le montant total de l'échéancier ne correspond pas au montant total de l'engagement.
🔗 Étape 5 : Rattacher un ou plusieurs projets
La dépense doit être affectée à un projet et à l'un de ses budgets.
Cliquez sur Associer un ou plusieurs projets.
Sélectionnez les projets concernés dans la liste.
Pour chaque projet, sélectionnez le budget concernez et définissez une clé de répartition (en pourcentage ou montant).
Exemple : 50 % sur Projet X, 50 % sur Projet Y.
Cette flexibilité est utile lorsqu’un même contrat couvre plusieurs projets différents (ex: votre fournisseur réalise un seul contrat pour deux prestations techniques de deux projets différents).
🎯 Objectif
La création d’une dépense permet de :
Centraliser toutes vos obligations contractuelles.
Classer chaque engagement par projet, budget et catégorie.
Anticiper vos échéances et préparer vos rapprochements bancaires.
Conserver tous vos documents contractuels au même endroit.