🧠 Rôle des formules dynamiques
Les formules dynamiques permettent d'automatiser le calcul d'une ligne budgétaire.
Au lieu de renseigner un montant fixe ou un montant détaillé, la valeur est calculée automatiquement à partir d'une formule personnalisée et de variables issues du budget.
C'est l'équivalent d'un tableur, directement intégré dans Breakly, pour obtenir des budgets plus précis et évolutifs.
⚙️ Les trois modes de saisie d'une ligne
Sur chaque ligne budgétaire, vous pouvez choisir entre :
Montant simple (€) : saisie directe d'un montant.
Montant détaillé (≡) : composition du montant via des sous-détails.
Formule dynamique (●) : calcul automatisé basé sur une expression et des variables.
La formule dynamique devient alors la logique de calcul de la ligne, et sa valeur se met à jour en temps réel.
🧩 Créer une formule dynamique
1. Accéder à l'éditeur de formule
Ajoutez ou sélectionnez une ligne budgétaire.
Survolez la case de la colonne « PU » : les trois icônes de mode apparaissent.
Cliquez sur l'icône en forme de cercle pour ouvrir la fenêtre d'édition d'une formule.
2. Rédiger votre formule
Dans le champ dédié :
saisissez votre formule à l'aide des symboles :
+ - * / ( )utilisez un point pour les décimales :
1234.56les espaces sont autorisés,
les crochets ne sont pas pris en charge,
ne saisissez aucun symbole de devise (Breakly applique automatiquement la devise du budget).
3. Utiliser des variables
Tapez @ pour faire une recherche et faire apparaître la liste des variables disponibles.
Vous pouvez utiliser :
toutes les lignes budgétaires du budget,
les totaux (recettes, charges, personnel…),
les variables du personnel (voir ci-après),
les statistiques globales proposées par Breakly,
des variables spécifiques selon le type de budget (diffusion, production, structure…).
Les variables permettent de créer des formules totalement personnalisées. La valeur s'ajuste automatiquement à chaque mise à jour du budget.
Exemple
Pour automatiser une redevance SACEM, vous pouvez saisir :
((TOTAL_RECETTES_BILLETTERIE) + (TOTAL_RECETTES_ANNEXES * 0.5)) * 0.0836
La ligne se recalcule automatiquement à chaque ajustement des recettes.
Limite
Les formules ne peuvent pas utiliser de variables provenant d'un autre budget. Elles fonctionnent exclusivement dans le budget où elles sont créées.
👥 Les variables du personnel
La famille Personnel regroupe les variables issues du tableau du personnel du budget. Elle se divise en trois sous-groupes.
Salariés
Total coût employeur prévisionnel ;
Total salaires bruts prévisionnels ;
pour chaque groupe : le total prévisionnel du groupe en coût employeur et en salaires bruts ;
pour chaque ligne : [Nom du salarié] · [Poste], qui renvoie le coût employeur prévisionnel de la ligne ;
indicateurs : nombre de salariés, nombre de jours travaillés, nombre d'heures travaillées.
Freelances
Total freelances HT prévisionnel ;
pour chaque groupe : le total prévisionnel du groupe en montant facturé HT ;
pour chaque ligne : [Nom du freelance] · [Poste], qui renvoie le montant HT prévisionnel de la ligne ;
indicateurs : nombre de freelances, nombre de jours travaillés, nombre d'heures travaillées.
Indicateurs de personnel
Total coût personnel prévisionnel (coût employeur des salariés et montant HT des freelances) ;
nombre total de salariés et de freelances ;
nombre de jours travaillés, salariés et freelances confondus ;
nombre d'heures travaillées, salariés et freelances confondus.
Les lignes rattachées à aucun groupe sont regroupées sous Sans groupe. Une ligne sans personne renseignée apparaît sous la forme Non défini · [Poste].
Ces variables reposent uniquement sur le prévisionnel du tableau du personnel. Elles se mettent à jour automatiquement à chaque ajout, modification ou suppression d'une ligne. La recherche fonctionne sur le nom d'une personne ou d'un freelance, le poste, le groupe ou le libellé de la variable.
Exemple : pour prévoir un budget catering proportionnel aux équipes, une formule peut multiplier le nombre total de jours travaillés par le coût d'un repas.
📚 Modèles de formules dynamiques
Principe
Les modèles permettent de réutiliser une formule générique dans n'importe quel budget. Ils évitent les ressaisies et garantissent une cohérence entre vos projets.
Un modèle contient uniquement des variables génériques, présentes dans tous les budgets (ex. total recettes, total charges, total coût personnel prévisionnel, nombre de salariés). Il ne peut pas contenir de variables propres à un budget spécifique, comme un groupe ou une ligne de personnel.
Exemple d'usage
Un modèle « Redevance SACEM » peut être réutilisé dans tous les budgets de diffusion ou de production, sans devoir retaper la formule.
Même si la formule provient d'un modèle, elle reste entièrement modifiable dans un budget.
Création d'un modèle
Allez dans Paramètres > Formules dynamiques. Vous pouvez :
créer un modèle en utilisant la même logique qu'une formule classique,
enregistrer le modèle pour le rendre disponible dans tous vos budgets.
Suppression d'un modèle
Si un modèle est supprimé, il n'affecte jamais les formules déjà existantes dans vos budgets. Il s'agit simplement d'une aide à la saisie, sans lien actif avec les budgets.
🚨 Erreurs, alertes et blocages
Erreurs empêchant la création d'une formule
Une formule ne sera pas créée si :
la syntaxe est incorrecte,
une variable n'existe pas,
une parenthèse manque,
le calcul génère une boucle infinie.
Un message vous indique la source du blocage.
Variables supprimées ou corrompues
Si une formule existante s'appuie sur une variable qui a été supprimée ou modifiée :
une alerte apparaît en haut du budget,
la case concernée affiche également un message,
la valeur passe automatiquement à 0,
cliquez sur la case pour corriger la formule.
Une fois la formule réparée, la valeur est recalculée et l'erreur disparaît.
Les erreurs sont rares avec les variables génériques, mais peuvent se produire si une ligne budgétaire ou une ligne de personnel utilisée dans une formule est supprimée.
Montant négatif interdit
Une formule dynamique ne peut jamais produire un montant négatif. Si c'est le cas :
une alerte apparaît,
la valeur est automatiquement ramenée à 0.
🎯 À retenir
Les formules dynamiques automatisent le calcul de vos lignes budgétaires.
Elles s'appuient sur les variables du budget et se mettent à jour en temps réel.
La famille Personnel donne accès aux totaux, aux groupes, aux lignes et aux indicateurs des salariés et des freelances.
Les modèles permettent de réutiliser facilement des formules génériques.
Breakly vous alerte dès qu'une formule comporte une erreur ou qu'une variable n'est plus valide.