🎯 Rôle du tableau du personnel
Le tableau du personnel permet de saisir, structurer et suivre l'ensemble des personnes mobilisées sur un budget, qu'elles soient salariées ou freelances.
Il est disponible :
dans tous les types de projets,
dans les budgets de frais généraux.
Les données saisies alimentent directement les tableaux de bord et les indicateurs liés au personnel (coût employeur, volume horaire, ETP, etc.).
📍 Où le trouver
Le tableau du personnel est accessible à l'intérieur d'un budget, dans la section Tableau du personnel.
🗂️ Organisation du tableau
Le tableau est divisé en deux parties :
Salariés : les personnes rémunérées par un bulletin de paie (intermittents, CDD, CDI, etc.) ;
Freelances : les prestataires qui facturent leur intervention, qu'il s'agisse d'une personne ou d'une société.
Chaque partie s'organise de la même manière :
les lignes peuvent être rangées dans des groupes personnalisables (ex. Musiciens, Techniciens, Régie). Cliquez sur Créer un groupe pour en ajouter un ;
les lignes rattachées à aucun groupe apparaissent sous Lignes hors groupe ;
chaque groupe affiche son nombre de lignes et le total de leurs montants ;
une ligne Total récapitule la partie.
En haut du tableau, l'indicateur Volume affiche le nombre total d'heures et de jours prévus. Les lignes de freelances au forfait n'entrent pas dans ce calcul.
Le bouton Colonnes de chaque partie permet d'afficher ou de masquer des colonnes :
Salariés : Personnel (nom et poste), Contrat, Quantité, Salaire net, Salaire brut, Coût employeur, Autres frais, Prévisionnel HT, Réel HT ;
Freelances : Personnel (nom et poste), Mode, Quantité, Prévisionnel HT, Réel HT.
➕ Ajouter une ligne de personnel
Cliquez sur le bouton d'ajout situé sous la partie concernée, par exemple Ajouter du personnel salarié.
1. Nature et nombre de lignes
Une première fenêtre vous demande :
la nature de la ligne : Salarié ou Freelance ;
le nombre de lignes à créer : Une ligne, ou Plusieurs lignes en indiquant leur nombre.
👉 Avec Plusieurs lignes, Breakly crée autant de lignes que le nombre indiqué, avec les mêmes informations (ex. 10 manutentionnaires au même salaire sur la même journée). Ces lignes sont indépendantes : chacune peut ensuite être modifiée séparément.
Cliquez sur Suivant pour accéder au formulaire.
2. Créer une ligne de salarié
Le formulaire comprend les champs suivants :
Salarié : la personne, issue de votre annuaire interne, rubrique Personnel. Si son identité n'est pas encore connue, laissez Non défini : la ligne pourra être complétée plus tard ;
Intitulé du poste (obligatoire) ;
Type de contrat (obligatoire) : il détermine les coefficients de calcul des salaires (voir ci-après) ;
Groupe budgétaire (facultatif) ;
Catégorie budgétaire : pré-remplie, modifiable (voir ci-après) ;
Mode de calcul et quantité (ex. nombre de jours travaillés) ;
Salaire net, Salaire brut et Coût employeur, par unité ;
Autres frais (voir ci-après) ;
Tags, si le module est activé.
Le bas du formulaire récapitule le coût employeur, le total des autres frais, le total de la ligne et le volume. Cliquez sur Valider pour créer la ligne.
3. Créer une ligne de freelance
Le formulaire comprend les champs suivants :
Freelance (fournisseur) : le prestataire, issu de vos Fournisseurs dans l'annuaire interne, ou Non défini ;
Intitulé du poste (obligatoire) ;
Groupe budgétaire (facultatif) ;
Catégorie budgétaire : pré-remplie, modifiable ;
Mode de calcul : forfait, jour, heure ou mois, et quantité ;
Montant HT par unité, ou montant HT global pour un forfait ;
Taux de TVA (obligatoire) ;
Tags, si le module est activé.
Les salaires (net, brut, coût employeur) et le bloc Autres frais sont propres aux lignes de salariés : ils n'apparaissent pas sur une ligne de freelance.
🧮 Mode de calcul
Le champ Mode de calcul définit l'unité de la rémunération :
par jour,
par heure,
par mois,
au forfait (freelances uniquement).
Par défaut, "jour" est sélectionné : c'est le mode le plus courant dans le secteur du spectacle et de l'événementiel.
Conversion utilisée :
1 jour = 7 heures,
1 mois = 151,67 heures.
Ces valeurs servent à calculer automatiquement le nombre d'heures travaillées, les ETP et les indicateurs RH des tableaux de bord. Une ligne au forfait n'est pas comptée dans les heures et les jours.
💶 Salaires et coefficients
Sur une ligne de salarié, renseignez un seul des trois montants unitaires : salaire net, salaire brut ou coût employeur. Les deux autres sont calculés automatiquement à partir des coefficients du type de contrat sélectionné ; la mention Calculé apparaît sous les champs concernés.
Exemple : avec un coefficient net → brut de 1,22 et un coefficient brut → coût employeur de 1,23, un coût employeur de 289,43 € par jour donne un salaire brut de 235,31 € et un salaire net de 192,88 €.
Ces montants sont unitaires : ils sont multipliés par la quantité de la ligne. Le coût employeur reste l'élément de référence du suivi financier.
💡 Bon à savoir
Les coefficients sont repris sur la ligne au moment de sa saisie. Modifier un coefficient dans les paramètres ne change pas les lignes déjà créées. Les types de contrats et leurs coefficients se configurent dans Paramètres > Personnel (Paramétrer les types de contrats et les coefficients du personnel).
🧾 Autres frais
Le bloc Autres frais permet d'ajouter à une ligne de salarié les frais versés en complément du salaire. Cliquez sur Ajouter un frais, puis renseignez pour chaque frais :
son type : Per diem, Défraiement repas, Défraiement hébergement, Transport ou Autre ;
un libellé (facultatif) ;
son montant.
Ajoutez autant de frais que nécessaire. L'icône corbeille supprime un frais.
Le total prévisionnel de la ligne correspond au coût employeur additionné des autres frais.
🏷️ Catégorie budgétaire
Chaque ligne de personnel, salarié ou freelance, est pré-remplie avec la catégorie budgétaire par défaut du personnel, configurable dans Paramètres > Catégories budgétaires.
Cette association automatique facilite l'analyse et le reporting sans saisie supplémentaire. Vous pouvez modifier la catégorie de chaque ligne, dans son formulaire ou depuis son détail dans le tableau.
✏️ Modifier une ligne depuis le tableau
Plusieurs informations se modifient directement dans le tableau, sans ouvrir le formulaire. Cliquez sur la cellule concernée :
Salariés : personne, poste, contrat, quantité ;
Freelances : nom, poste, quantité.
Les montants qui en dépendent sont recalculés immédiatement.
Autres actions disponibles :
Clic sur le montant Prévisionnel HT : ouvre le formulaire complet de la ligne ;
Survol d'une ligne : affiche son détail (catégorie budgétaire, tags), modifiable sur place ;
Chevron à gauche d'une ligne de salarié : déplie la répartition entre Salaire et Autres frais, avec pour chacun le prévisionnel et le réel (ou la mention Non rapproché) ;
Icônes en bout de ligne : commenter, modifier, dupliquer ou supprimer la ligne.
🔗 Rattachement au réel
Le Réel d'une ligne de personnel s'alimente différemment selon sa nature.
Lignes de salariés
Salaire : il s'alimente par les paies validées du module Paie. Lors de la catégorisation d'une paie, vous répartissez son montant entre le salaire et chacun des autres frais de la ligne (Catégoriser une paie et la rattacher aux lignes de personnel).
Autres frais : chaque frais peut être rapproché d'une paie, d'une facture ou, lorsque votre espace le permet, d'une transaction bancaire.
Lorsque votre espace le permet, une transaction bancaire peut aussi être rattachée directement à la ligne, comme pour toute ligne budgétaire (Rapprocher une transaction bancaire).
Une ligne peut recevoir plusieurs rapprochements : leurs montants s'additionnent dans son Réel.
Lignes de freelances
Une ligne de freelance fonctionne comme une ligne de charges : elle peut être rattachée à un engagement (devis, contrat), qui alimente l'Engagé, puis aux factures, qui alimentent le Réel une fois validées (Engagement ou facture : quelle différence ?). Lorsque votre espace le permet, une transaction bancaire peut aussi y être rattachée directement.
Lignes « Non défini »
Lorsqu'une paie est rapprochée d'une ligne de salarié Non défini, la ligne prend automatiquement le nom du salarié de la paie. Il n'est pas nécessaire de revenir la compléter dans le budget.
Consulter les éléments liés
Cliquez sur le montant Réel HT d'une ligne pour ouvrir le Détail des éléments liés :
paies liées : salarié, date, coût employeur, salaire brut, salaire net ;
factures liées : date, numéro, fournisseur, cible, montant ;
transactions liées, lorsque votre espace permet de les rattacher directement.
⚠️ Ne comptez pas deux fois les salaires
Si vos paies remontent par le module Paie, ne rattachez pas en plus leurs virements à la ligne : le montant compterait deux fois. Vous pouvez ignorer ces virements dans Banque.
🗑️ Supprimer une ligne ou un groupe
Supprimer une ligne : si elle est liée à du réel, une fenêtre de confirmation indique que les éléments liés seront déliés. Une paie déliée redevient une paie à catégoriser dans le module Paie.
Supprimer un groupe : toutes les lignes du groupe sont supprimées avec lui. Si certaines sont liées à du réel, une fenêtre vous en avertit avant la confirmation.
🎯 À retenir
Le tableau du personnel est disponible dans les projets et les frais généraux.
Il distingue les salariés, issus de la rubrique Personnel de l'annuaire, et les freelances, issus des Fournisseurs.
Une ou plusieurs lignes indépendantes peuvent être créées en une fois.
Pour un salarié, un seul montant suffit : les deux autres sont calculés par les coefficients du type de contrat.
Les autres frais (per diem, défraiements, transport…) sont réservés aux salariés et s'ajoutent au coût employeur.
Chaque ligne reçoit la catégorie budgétaire par défaut du personnel, modifiable.
Le mode de calcul "jour" est sélectionné par défaut et alimente les indicateurs RH (heures, ETP).
Le Réel des salariés s'alimente par les paies, celui des freelances par les engagements et les factures ; jamais deux fois pour un même salaire.