🎯 À quoi sert la catégorisation ?
Catégoriser une paie consiste à indiquer à quels budgets et à quelles lignes de personnel elle correspond. C'est cette étape qui permet à la paie d'alimenter le Réel de vos budgets.
La catégorisation est identique quelle que soit l'origine de la paie : création manuelle, import de fichier, bulletin lu par OCR ou synchronisation depuis un logiciel de paie.
📍 Ouvrir la fenêtre de catégorisation
La fenêtre Catégoriser cette paie s'ouvre :
depuis une paie à catégoriser, dans le module Paie ;
lors de la création d'une paie, via le bouton Associer un ou plusieurs projet(s).
1. Sélectionner les projets et les budgets
Dans la partie gauche, recherchez le ou les projets concernés, puis cochez le ou les budgets sur lesquels la paie doit être répartie.
💡 Cochez Afficher uniquement les projets et budgets avec le personnel correspondant à la paie pour ne voir que les budgets dans lesquels le salarié de la paie figure déjà.
2. Sélectionner les lignes de personnel
Dans la partie droite, Breakly affiche les lignes de personnel de chaque budget sélectionné, organisées par groupe. Pour chaque ligne, vous retrouvez :
le nom de la personne, sa nature (Salarié) et son poste ;
son coût employeur prévisionnel, pour vous aider à choisir la bonne ligne.
Cochez la ou les lignes concernées. Une paie peut être répartie sur plusieurs lignes et sur plusieurs budgets.
Si la ligne n'existe pas encore dans le budget, cliquez sur Créer une ligne express pour l'ajouter sans quitter la fenêtre.
3. Répartir le montant entre salaire et autres frais
Une fois une ligne cochée, des champs de saisie apparaissent :
Salaire : la part de la paie affectée au salaire de la ligne ;
un champ par autre frais prévu sur la ligne (ex. Défraiement repas, Per diem), pour y affecter la part correspondante de la paie.
Chaque montant alimente le Réel de la partie concernée : le salaire d'un côté, chaque frais de l'autre. Vous comparez ainsi précisément le prévisionnel et le réel de chaque poste.
4. Valider la catégorisation
Le bas de la fenêtre indique le Total à répartir et le montant déjà Réparti. Vérifiez que les deux correspondent, puis cliquez sur Valider.
La paie est alors catégorisée. Elle doit ensuite être validée dans le module Paie pour alimenter définitivement le Réel des lignes concernées (Présentation du module de paie).
🔄 Cas particuliers
Ligne « Non défini »
Vous pouvez rattacher une paie à une ligne de salarié Non défini. La ligne prend alors automatiquement le nom du salarié de la paie : il n'est pas nécessaire de revenir la compléter dans le budget.
Plusieurs paies sur une même ligne
Une ligne peut recevoir plusieurs paies : leurs montants s'additionnent dans son Réel.
Ligne supprimée
Si une ligne de personnel liée à une paie est supprimée, la paie est déliée et redevient une paie à catégoriser.
⚠️ Ne comptez pas deux fois les salaires
Une paie catégorisée et validée alimente déjà le Réel. Ne rattachez pas en plus le virement correspondant à la ligne de personnel : vous pouvez ignorer ce virement dans Banque.
🎯 À retenir
La catégorisation rattache une paie à un ou plusieurs budgets et à leurs lignes de personnel.
Le filtre sur le personnel correspondant permet de retrouver rapidement les bons budgets.
Le montant de la paie se répartit entre le salaire et chacun des autres frais de la ligne.
Une ligne manquante peut être créée en ligne express, sans quitter la fenêtre.
Une ligne Non défini prend automatiquement le nom du salarié de la paie.
Une fois catégorisée, la paie doit être validée pour alimenter le Réel.