L'onglet Séances n'existe que dans un budget Coût plateau, qui est une façon de piloter une tournée parmi d'autres. Si vous suivez votre tournée budget par budget, vos séances se saisissent directement dans chaque budget de date.
📋 L'onglet Séances
L'onglet Séances liste toutes les séances comptées par le coût plateau, dans un seul tableau. Son en-tête rappelle le total des séances et leur répartition : combien sont saisies en lignes, combien proviennent de budgets imputés.
Les colonnes sont : Statut, Date, Lieu, Type, Prévisionnel, Engagé et Réel.
Deux natures de lignes cohabitent :
les lignes de séance, saisies directement dans le coût plateau ;
les budgets de date imputés, affichés en lecture seule, à raison d'une ligne par budget.
➕ Ajouter une séance
Le bouton Ajouter une séance crée une ligne dans le tableau. Dépliez-la pour saisir ses informations.
Statut
À confirmer ou Confirmée. Une séance à confirmer est comptée dans le nombre de séances du budget au même titre qu'une séance confirmée.
Date et horaire
Tous deux facultatifs. L'horaire est utile lorsque deux séances ont lieu le même jour.
Lieu et diffuseur
Facultatifs, sélectionnés dans votre annuaire interne, avec création rapide si besoin.
Type
Cession, Co-réalisation, Séance privée, Production ou Co-production. Le type détermine les champs de montant proposés.
💶 Les montants selon le type de séance
Chaque type de séance appelle ses propres champs.
Cession : jauge, TVA, montant de cession et montant annexe.
Séance privée : client, TVA, montant et frais annexes.
Co-réalisation : jauge, TVA, minimum garanti, part variable estimée et montant annexe.
Production : jauge et résultat après frais locaux, c'est-à-dire la billetterie estimée diminuée des frais locaux.
Co-production : les mêmes champs qu'une production, auxquels s'ajoute la part de votre structure en pourcentage.
Le prévisionnel d'une séance peut être négatif, par exemple lorsque les frais locaux d'une production dépassent la billetterie estimée.
Une ligne de séance porte un seul montant. Les factures et les encaissements se rattachent directement à elle. Si vous souhaitez suivre séparément la billetterie et les frais locaux au réel, créez un budget dédié pour cette séance.
🏷️ Les tags
Si le module Tags est activé pour votre structure, chaque ligne de séance peut recevoir un ou plusieurs tags.
🔄 Transformer une ligne en budget
Une séance saisie en ligne peut finalement se révéler porteuse de frais propres à suivre. Le bouton Créer le budget, disponible sur la ligne, ouvre le formulaire de création du budget correspondant à son type.
Ce formulaire arrive pré-rempli avec les informations de la séance : date, lieu, diffuseur, montants, imputation au coût plateau, phase et statut. La date, facultative sur une ligne, devient obligatoire dans un budget.
Après la création :
les documents rattachés à la ligne de séance suivent dans le budget ;
le nombre de séances du coût plateau ne change pas, la séance passant simplement d'une ligne à un budget ;
la séance apparaît désormais dans l'onglet au titre du budget qui la porte.
Une ligne déjà liée à un engagement, une facture ou une transaction ne peut plus être transformée.
L'opération inverse, qui ramènerait un budget à une simple ligne, n'est pas possible.
🔗 Rattacher un budget existant
Le bouton Lier budget existant, également disponible sur une ligne, permet de rattacher au coût plateau un budget de date déjà créé dans le projet. Cette opération et ses règles sont décrites dans l'article consacré à l'imputation.
🎯 À retenir
L'onglet Séances rassemble les séances saisies en lignes et celles portées par les budgets imputés.
Les champs de montant s'adaptent au type de chaque séance.
Une séance à confirmer compte dans le nombre de séances du budget.
Une ligne porte un seul montant : pour un suivi détaillé au réel, créez un budget dédié.
Transformer une ligne en budget conserve ses documents et ne modifie pas le nombre de séances.